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2.2.1.8. Fragilidade nos controles relativos ao ambiente de controle e avaliação de risco, comprometendo sua integridade.

OS: 201108737 - Nº Constatação: 029

 

FATO: Constatou-se, por meio do item 9, fls. 62, do Relatório de Gestão e da avaliação do Gestor, que a estrutura de controles internos do IFAM apresenta-se implementada de forma inconsistente, quanto ao Ambiente de Controle e Avaliação de Risco. No decorrer dos trabalhos de Auditoria Anual de Contas foram identificados: - ausência de Código de Ética e Conduta formalizado; - ausência de manuais ou outros instrumentos com normas e procedimentos prevendo sistemas de autorizações e aprovações, linhas de autoridade claramente definidos e o estabelecimento de práticas operacionais e de rotinas; - o Plano Institucional da Unidade não contem avaliação de risco para a mesma, como: diagnóstico, probabilidade e meios de mitigação de riscos; níveis de riscos operacionais; acompanhamento/atualização dos riscos identificados e mensuração e classificação dos riscos.

 

RECOMENDAÇÃO

Elaborar normas e procedimentos com plano de organização e conjunto coordenado de métodos e medidas, dentre os quais: 1) Código de Ética e Conduta formalizado; 2) Manuais prevendo sistemas de autorizações e aprovações, linhas de autoridade claramente definidas e o estabelecimento de práticas operacionais e rotinas; 3) Avaliação de risco no Plano Institucional da Unidade.

 

Manifestação do Gestor:

Em função da implantação e consolidação como Instituto federal de Educação, ciência e Tecnologia (IFAM), ainda não dispomos de um Código de Ética e conduta própria. No entanto, as ações do IFAM estão baseadas no Decreto nº 1.711/1994. A Comissão de ética existente é oriunda do antigo Centro Federal de Educação Tecnológica do Amazonas (CEFET-AM), conforme portaria nº 506-GDG/CEFET-AM/2006, encontrando-se no momento em reestruturação. O código de ética e conduta do IFAM encontra-se em fase de elaboração. O IFAM está tomando as providências necessárias para implementação das medidas que venham a impactar positivamente a Instituição como um todo, visando a atender ao fim público que é o ensino a pesquisa e a instituição. O IFAM é uma instituição recém instituída através da Lei nº 11.892, resultando na elaboração do seu Estatuto, Plano de Desenvolvimento Institucional e por fim, conforme resolução do Conselho Superior nº 2, de 28 de março de 2011, DOU 14.4.2011 foi aprovado seu Regimento Geral. Face à nova instituição encontra-se em construção de seus elementos regulatórios, não dispomos ainda de um Plano Institucional formatado que classifique e oriente os riscos inerentes aos processos de gestão do IFAM. Face ao exposto, a administração tem firmado compromissos no sentido de prover a instituição de elementos que visem à proteção dos seus ativos, garantida de informações adequadas, eficiência operacional, estimulação a obediência e o respeito às políticas da administração, entre outros elementos necessários, bem como, a instituição de comissões para elaboração dos normativos pendentes.

 

Análise do Controle Interno:

Embora a Unidade tenha tomado as devidas providências, reiteramos a recomendação para confirmação da implementação.

 

Posição da Secretaria Federal de Controle: Reiteração pela não implementação plena da recomendação

 

Prazo para Atendimento da Recomendação: 31/03/2012

 

Manifestação do Gestor:

Recomendações em andamento.

 

Análise do Controle Interno:

A recomendação ainda não foi implementada. Reiteramos recomendação para confirmação da implementação.

 

Posição da Secretaria Federal de Controle: Reiteração pela não implementação plena da recomendação

 

Prazo para Atendimento da Recomendação: 14/09/2012

 

Manifestação do Gestor:

1) Código de Ética e Conduta formalizado:             No que concerne ao Código de Ética e Conduta formalizado, o IFAM constituiu uma Comissão com a finalidade de realizar o processo de escolha dos membros que comporão a Comissão de Ética de IFAM que por sua vez deverá elaborar seu regimento próprio conforme previsto no Art. 68 do Regimento Geral do IFAM.

 

2) Manuais prevendo sistemas de autorizações e aprovações, linhas de autoridade claramente definidas e o estabelecimento de práticas operacionais e rotinas: Com objetivo de sanar tais lacunas, foram elaborados os seguintes instrumentos:

            - Cartilha para Autuação de Processos;

            - Cartilha de Redação de Correspondências Oficiais;

            - Orientações para Aquisição de Bens e Contratação de Serviços;

            - Manual de patrimônio (minuta).

 

3) Avaliação de risco no Plano Institucional da Unidade: Em referência a Avaliação de Risco no Plano Institucional, informamos a Vossa Senhoria que a Reitoria do IFAM nomeou a Comissão (conforme portaria anexa), responsável pela elaboração do Plano Institucional de avaliação de Riscos e Controles Internos do IFAM.

 

Análise do Controle Interno:

1) Aguardamos a finalização dos trabalhos

2) Considera-se atendida

3) Aguardamos a finalização dos trabalhos

 

Posição da Secretaria Federal de Controle: Reiteração pela não implementação plena da recomendação

 

Prazo para Atendimento da Recomendação: 07/12/2012

 

Manifestação do Gestor:

1) Código de Ética e Conduta formalizado: Face às orientações exaradas pela comissão responsável pela elaboração do regulamento para composição da comissão de ética (memo nº 02/2012), bem como as orientações emanadas pela Comissão de Ética Pública da Presidência da República (Ofício nº 452/2012), emitimos a Portaria nº 1.305-GR/IFAM/2012, conforme comprovantes anexos.

 

2) Manuais prevendo sistemas de autorizações e aprovações, linhas de autoridade claramente definidas e o estabelecimento de práticas operacionais e rotinas: atendido.

 

3) Avaliação de risco no Plano Institucional da Unidade: Em decorrência da comissão designada pela Portaria nº 883-GR/IFAM/2012, não ter avançado nos trabalhos de elaboração do Plano Institucional de Avaliação de Risco, conforme Memo nº 087-DAF/PROAD/IFAM/2012, uma nova equipe foi constituída por meio da Portaria nº 1.223-GR/IFAM/2012 (anexo), cuja previsão de conclusão é dia 14.01.2013. (MEMO Nº 367/2012)

 

Análise do Controle Interno:

Visto que a Avaliação de Risco do Plano Institucional ainda não foi concluída, reiteramos pela implementação plena da recomendação.

 

Posição da Secretaria Federal de Controle: Reiteração pela não implementação plena da recomendação

 

Prazo para Atendimento da Recomendação: 31/03/2014